Minden munkaadó azt szeretné, hogy alkalmazottai hasznosan töltsék el munkaidejük jelentős százalékát. Éppen ezért több helyen valamilyen formában mérhetővé is teszik azt, hogy mennyit és min dolgoznak a munkavállalók. Addig a pontig, amíg ez egészségesen – és persze a jogszabályoknak megfelelően – működik, nincs is gond. A probléma ott kezdődik, ha a vonatkozó törvényeket az ellenőrzés mértékével, vagy céljával felrúgják és az ellenőrzés megfigyelésbe megy át. Na, de mi is az a határ, amit nem szabad átlépnünk, ha szeretnénk egészséges munkahelyi kontrollt alkalmazni, a személyiségi jogok megsértése nélkül?
Mit ellenőrizhet a munkaadó és hogyan?
A legtöbb munkáltatónak az okozza a legnagyobb fejfájást, hogy vajon megfelelő kvalitású, és hatékonyan tevékenykedő alkalmazottakba fekteti-e a béreket, hiszen egy vállalat kiadásainak jelentős része csoportosul a fizetések fedezésére. Éppen ezért nem elég csak bízni abban, hogy munkavállalóink becsülettel végzik a munkájukat, arról időről-időre, bizonyos szabályok betartása mellett meg is kell győződnünk.
Legyen szó egy csapat alapú, agilis munkakörnyezetről, vagy egy hierarchikus biznisz modellről, a legtöbb cégnél hatékony feladatirányítási és -ellenőrzési módszereket alkalmaznak. Azt, hogy pontosan mi is számít jogszerű ellenőrzési eljárásnak, hazánkban a NAIH (Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság) szabályozza. Az alapvető gazdasági érdekek érvényesítése nem történhet úgy, hogy az sértse a munkavállaló személyiségi jogait, még akkor sem, ha ő nem megfelelően használja a vállalati elektronikus eszközöket. A bizalmas információ- és adatkezelés alapjairól a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.) rendelkezik. Ez széles körű ellenőrzési jogosultságot biztosít a munkaadóknak ahhoz, hogy meggyőződhessenek munkavállalóik hatékonyságáról.
A törvény értelmében a munkavállalók ellenőrzése nem lehet korlátlan, így például nem terjedhet ki az ellenőrzés a személyes tartalmakra, akkor sem, ha egy céges laptopon tárolja az adott személy azokat, ezzel akár megszegve a munkaszerződését.
Mitől tart a munkavállaló, amikor ellenőrzik, és hogyan kerülheti el a bajt?
Számos esettanulmány született arról, hogy milyen munkaadói elektronikus ellenőrzés lépi át azt a határt, ahol elválasztjuk egymástól az ellenőrzést és a megfigyelést. Sok munkavállaló tart attól, hogy a vállalati munkaeszközök használata során olyan információ, vagy adat is kiszivárog róluk, amelyet nem kötne munkaadója orrára.
A probléma elsődleges megelőzése abban merül ki, hogy a kapott munkaeszközöket (pl.: céges laptop, vállalati mobiltelefon, dolgozói tablet, stb.) nem használjuk személyes célokra, azokon nem tároljuk például harmadik fél elérhetőségeit, fotóját, videóját, hanganyagát, illetve nem használjuk privát közösségi fiókjaink és levelező rendszereink használatára a böngészőt vagy az adott alkalmazásokat. Különösen akkor kell óvatosnak lennünk, ha céges laptopunk, vagy más eszközünk átvételekor tájékoztattak róla, hogy az munkaeszközöket bármikor ellenőrizhetik.
A privát célra is használt céges elektronikus eszközök visszaszolgáltatás után nem minden esetben kerülnek formatálásra (=gyári üzemmódba történő visszaállítás az adatok törlésével). Ez viszont ahhoz vezet, hogy adatainkat főnökünkön kívül utódunk is láthatja. A Smart Digital csak olyan eszközt ad tovább, amelyet előtte felkészített egy újabb bérlő használatára, tehát (többszörösen felülírva) törölte a rajta lévő adatokat. De a kellemetlenségeket munkavállalói és munkaadói szinten egyaránt el lehet kerülni azzal, ha egyrészt munkaszerződésben rögzítjük az eszközök privát használatára és az ellenőrzés jogszerű mértékére vonatkozó szabályozásainkat.
Mitől tart a munkaadó, amikor ellenőriz és hogyan találhatja meg a kontroll balanszot?
A munkaadó három alap dologtól tart, amikor saját vagy hosszú távra bérelhető munkaeszközt biztosít munkavállalói számára:
- a munkavállaló nem megfelelő biztonsággal fogja kezelni a vállalati információkat, titkokat;
- a munkavállaló nem fogja kitölteni munkaidejét hasznosan az adott eszköz használata során;
- a munkavállaló privát célra fogja használni az eszközt és saját vagy harmadik fél személyes adatainak (pl.: rokonok elérhetőségeinek) tárolására.
A jó hír, hogy mindez egy jól megfogalmazott munkaszerződéssel, eszköz átadás-átvételi elismervénnyel és ellenőrzési belső szabályzattal orvosolható.
A Smart Digitalnál a bérelt eszközök mellé rendelhetnek a cégvezetők bérelt szoftvereket is, például olyan tűzfalat vagy vírusvédő és -írtó programokat, amelyek védik a vállalati információkat és adatokat. Számos olyan módszer van, amellyel a második pontot is kipipálhatjuk, és jogszerűen ellenőrizhetjük a munkavégzés egyes folyamatait. A privát célú használat ellenőrzése a legnehezebb témakör, ezért erre külön pontot szentelünk.
Meddig mehet el a munkaadó az ellenőrzésben?
Minden esetben két irányból kell meghatároznunk az ellenőrzés mértékét, hogy ne lépjünk át bizonyos jogszabályokat. Le kell fektetnünk, hogy a rendszeres, vagy rutinszerű ellenőrzéseinknek mi a célja, illetve a mértéke. Első lépésként meg kell vizsgálnunk, hogy az adott ellenőrzés megvalósítható-e más eszközökkel, mint mondjuk a céges laptop átfésülése.
Aranyszabály, hogy a munkavállaló ellenőrzése csak célhoz kötötten alkalmazható, illetve kizárólag a munkaviszonnyal szorosan összefüggő magatartások ellenőrzésére irányulhat. Mit értünk ilyen ellenőrzési pontok alatt? Például azt, amikor a céges e-maileket ellenőrizzük a partnereinkkel folytatott kommunikáció, vagy egy feladat státuszának után követesére. Érdekes viszont, hogy nem olvashatunk bele privát levelezésbe akkor sem, ha az céges email kliensből lett küldve, vállalati email címmel, vagy ezeken keresztül fogadta a munkavállaló azokat. Ennek oka egyszerű, a küldő és/vagy fogadó külsős személy nem járult hozzá ahhoz, hogy a vele folytatott kommunikáció tartalmát és az ő adatait megismerjük. Az már más kérdés, hogy a munkavállaló felelősségre vonható azért, ha a céges e-mailt privát célra használja, különösképpen, ha arra felhívtuk korábban figyelmét, hogy nem levelezhet hivatali címéről.
A munkavállaló privát levelezései mellett közösségi oldalait, illetve az alkalmazáson belüli levelezéseinek tartalmát sem jogosult megismerni a munkaadó, akkor sem, ha a Facebookozás tilos munkaidőben. Ugyanez vonatkozik a munkavállaló böngészési előzményeinek ellenőrzésére, továbbá az eszközön tárolt bármilyen felhasználónév és jelszó tárolására. Ha pedig az egyes eszközök GPS-szel követhetők, azt csak munkaidőn belül figyelheti a munkaadó, hogy alkalmazottai merre járnak és csak akkor, ha az munkakörükből fakadóan szükséges. Ilyen eset az, ha például egy futár céges mobiltelefonnal rendelkezik, nyomkövető alkalmazással. A munkavállalói ellenőrzésekre vonatkozó részletes (vonatkozó) szabályozás ismertetését a Smart Digital szakértői személyre szabott tanácsadás keretében nyújtják partnereik számára.
Reméljük, hogy tudtunk segíteni pár hasznos információval és innentől könnyebben, jogszerűen és hatékonyabban tudják majd partnereink ellenőrizni munkavállalóik eszközeit, hogy mérhetőbbé tegyék hasznos munkaidejüket.
Recent Comments